公司名称变更告知函模板解析

公司名称变更涉及法律、商业、客户关系的多重调整，一份规范、清晰的告知函是维护企业信誉、保障业务连续性的关键工具。本文结合法律要求与实操案例，系统梳理告知函的核心要素、结构框架及撰写技巧，并提供多场景模板供参考。

一、公司名称变更的法律基础与告知义务

依据《公司法》第七条与《企业名称登记管理规定》要求，公司若要变更名称，需先完成工商登记手续并获取新的营业执照，之后才可对外启用新名称。此外，企业有责任向合作伙伴、客户及监管机构等利益相关主体履行告知责任，防止引发合同纠纷、业务停滞或法律风险。

二、告知函的核心要素：五大内容缺一不可

1、变更主体信息：明确原公司名称、统一社会信用代码（或注册号）、变更后名称及生效日期（以营业执照签发日为准）。

2、变更原因说明：简要阐述变更背景（如品牌升级、战略调整、并购重组等），增强说服力。

3、变更影响说明：声明名称变更不影响公司主体资格、债权债务关系及合同履行义务。

4、后续对接安排：提供新名称下的联系方式（如新邮箱、电话、官网域名）、发票开具信息（如税号、开户行变更）及业务对接人变更情况。

5、法律声明与致谢：强调名称变更的合法性（如“已依法完成工商变更登记”），并表达对合作伙伴的感谢与期待。

三、告知函的结构框架：三段式逻辑清晰呈现

1、标题与称谓

标题：直接点明主题，如《关于公司名称变更的告知函》《重要通知：XX公司名称变更公告》。

称谓：根据对象选择正式称谓，如“尊敬的客户”“合作伙伴单位”“各监管部门”。

2、正文内容

按“变更事实—变更影响—后续安排”的逻辑展开，避免冗长叙述。例如：

“我司原名称‘XX文化传播有限公司’（统一社会信用代码：XXXXXXXX）经XX市市场监督管理局核准，已于2025年3月1日正式变更为‘XX传媒集团股份有限公司’。此次变更系公司战略升级需要，原公司主体资格、债权债务关系及已签订的合同均不受影响。自变更之日起，请使用新名称开具发票，新邮箱地址为XXXXXX，业务咨询请联系张经理（电话：138XXXX1234）。感谢您的支持与配合！” 

3、落款与附件

落款：加盖新公司公章，注明日期。

附件：附上新营业执照副本复印件（加盖公章）、工商变更登记证明等法律文件，增强公信力。

四、多场景告知函模板：覆盖不同对象与需求

模板1：面向客户的告知函

关于公司名称变更的告知函

尊敬的客户：

您好！

为更好地服务市场，经XX市市场监督管理局核准，我司原名称“XX物流有限公司”（统一社会信用代码：XXXXXXXX）自2025年3月1日起正式变更为“XX供应链管理集团股份有限公司”。

此次变更仅涉及名称调整，公司注册地址、法定代表人、业务范围及服务承诺均保持不变，原签订的物流服务合同继续有效。自变更之日起，请使用新名称开具发票，新对公账户信息如下：

开户行：XX银行XX支行

账号：XXXXXXXX

如有疑问，请联系客服热线：400-XXX-1234。

感谢您一直以来的信任与支持！

XX供应链管理集团股份有限公司

2025年3月1日

（附：新营业执照副本复印件）

模板2：面向合作伙伴的告知函

重要通知：XX公司名称变更公告

各合作伙伴单位：

因业务发展需要，我司已完成工商变更登记，原名称“XX软件开发有限公司”变更为“XX数字科技股份有限公司”，新名称自2025年3月1日起生效。

此次变更不影响双方合作协议的履行，原合同权利义务由新公司承继。请各合作伙伴自变更之日起，在对外宣传、合同签署及发票开具中使用新名称。

新联系方式：

业务对接人：李经理

电话：139XXXX5678

邮箱：business@xxdigital.com

特此函告，顺祝商祺！

XX数字科技股份有限公司

2025年3月1日

五、撰写技巧与注意事项

1、语言简洁规范：避免模糊表述（如“近期变更”），明确变更日期与生效规则。

2、多渠道同步通知：除书面函件外，可通过官网公告、邮件群发、短信提醒等方式扩大覆盖范围。

3、关键信息突出显示：用加粗、变色或下划线标注新名称、生效日期、联系方式等核心内容。

4、法律文件备查：保留工商变更登记证明、股东会决议等文件，以备合作方核查。

公司名称变更告知函是维护商业信誉、保障业务连续性的重要文件。通过规范结构、明确要素、覆盖场景，企业可高效完成信息传递，为品牌升级与业务拓展奠定坚实基础。